タスクが次から次へと降ってきて、仕事が終わらない状況で悩んでいませんか？ 効果的な対処法が見つからず、チャットに返信しながら資料作成、メールチェックしながら電話対応...。こんな働き方を続けていては、限界が来てしまいます。
そんな時は！逃げる！
マルチタスクが仕事を終わらなくする理由
仕事が多すぎるとき、つい複数の作業を同時に進めようとしてしまいます。しかし、この「マルチタスク」という対処法は、かえって仕事が終わらない原因になっているかもしれません。
この「高速切り替え」は、脳に大きな負担をかけます。研究によると、マルチタスクを続けることで、前頭前野の機能が低下し、以下のような症状が現れます。
1、物忘れによるミスが起こりやすくなる
2、判断力や集中力が落ちる
3、自律神経のバランスが乱れて、心身の不調が表れやすくなる
仕事を効率化しようとして行うマルチタスクが、かえって生産性を下げ、仕事が終わらない状況を生み出しているのです。
では、仕事が多すぎて困っている場合の効果的な対処法とは？
シングルタスクで仕事が多すぎる状況に対処する
仕事が多すぎる状況で、マルチタスクは解決策にならないとわかりました。
では、どうすれば仕事が終わらない問題を解決できるのか。
真に生産性を高めたいと思ったとき、私たちが心がけるべきなのは、今、目の前にある一つのこと、シングルタスクに集中すること！
シングルタスクとは
一度にひとつの作業にだけ集中する効率的な仕事の進め方です。こうすることで、脳の疲弊を防ぎ、確実に仕事を片付けることができます。
しかし、「仕事の量は変わらない。シングルタスクで進めていたら、終わらないのではないか」という不安を感じる方も多いはずです。
具体的な仕事の効率化方法
仕事効率化の新しい対処法「マニャーナの法則」
「明日できることは今日やらない」
この言葉を聞いて、「それって単なる先延ばし？」と思われるかもしれません。実際、ビジネス書や自己啓発本では「先送りは最悪の習慣」と散々言われてきました。
しかし、心理学ジャーナリストの佐々木正悟氏が紹介する"マニャーナの法則"は、仕事が終わらない問題の解決策として、この「当たり前」を覆します。
イギリスのマーク・フォースター氏が提唱したこの手法は、あえて計画的に仕事を先送りすることで、驚くほど生産性が向上するというのです。
特に効果を発揮するのは
・中長期プロジェクトが複数走っている
・1つの仕事に数日以上かかる
・「早めに着手したい」仕事が山積み という状況。
通常なら「できるだけ早く始めよう」と考えるところです。しかし、それこそが落とし穴でした。早すぎる着手が仕事を複雑化させ、仕事効率化の妨げとなっていたのです。
マニャーナの法則の実践方法
実践方法は意外にシンプル。
すべての仕事を「今日やること」と「明日以降やること」の2つのリストに分けるだけです。
この方法を使えば、仕事が多すぎる状況でも、効率的に対処できます。
具体的な方法として、以下のように、「今日やることリスト」「明日以降やることリスト」を分けて書くこと。とてもシンプル！にゃ〜
先送り可能な仕事の判断基準
仕事が多すぎて困っているときに最も頭を悩ませるのが「どの仕事を先送りしていいのか」という判断です。安易に先送りすれば問題が起きかねませんし、逆にすべてを「今日やる」としてしまえば、仕事が終わらない状況は改善されません。
判断基準
今日やるべきこと
締切までの余裕
・締切まで2営業日以内
・中間報告が必要
明日以降でOK
・3営業日以上の余裕あり
・途中経過報告不要
依存関係
今日やるべきこと
・他メンバーの作業開始に影響
・チームの判断が必要
明日以降でOK
・他部署からの情報待ち
・単独で完結する作業
情報の完成度
今日やるべきこと
・必要情報が9割以上揃っている
・追加情報の予定なし
明日以降でOK
・情報が8割未満
・近日中に重要情報が入る
リスク評価
今日やるべきこと
・影響範囲が大きい
・修正が困難
明日以降でOK
・影響が限定的
・やり直しが容易
仕事を効率化する方法として
「今日やるべきか」「明日以降でいいか」を判断するための4つの基準をまとめたものです。締切や依存関係、情報の完成度、リスクといった観点から、客観的に判断することができます。
注目してほしいのは
この基準が「仕事の重要度」ではなく「着手のタイミング」を判断するものだという点です。
たとえば重要な企画案件でも、必要な情報が揃っていない段階での着手は手戻りを招いてしまい、かえって仕事が効率化できない原因となります。
これらの基準に照らして仕事を振り分けることで、「早めに取り掛かろう」という焦りから解放され、仕事が多すぎる状況への効果的な対処法となるはずです。
さ〜これで安心して帰れます。
